人材派遣の面接の日程をメールで調整する場合の注意点は？

メールでは何より結論を先に伝えることが大切です

面接日程の調整メールは人材派遣会社から提示される場合と、自分から人材派遣会社に面接日程を提示する場合があります。どちらの場合だったとしてもメールの目的は面接の日程を決めることですので、先に日程を伝えることが大切です。

そして家庭の事情や外せない事情によって日程の変更がある場合もありますが、それが分かったらすぐにメールをしてください。また面接当日に天候や交通事情によって遅刻やキャンセルをする際は、メールよりも電話で伝えた方がよいでしょう。

メールでは読んでもらえるまで時間がかかってしまいます。

日程は分かりやすく伝えてください

人材派遣会社との面接はメールによって日程を調整するものです。こういったメールではマナーが欠かせませんが、なによりも大切なことは面接の日程を伝えることですので、長々とした前置きや回りくどい表現は必要ありません。

結論までが遠くなってしまうと本当に必要な情報が分かりにくくなりますので、人材派遣会社からマイナスイメージを抱かれてしまうでしょう。そのためメール本文では挨拶の後に日程を記載してください。

また人材派遣会社から複数の日程を提示されることがありますが、そこでは都合のつきやすい日程の順番を伝えるようにしてください。人材派遣会社側の事情によって急な日程変更も考えられますので、それに備えて希望の順番を伝えることは非常に大切なのです。

それとは逆に自分から日程を提示する場合でしたら、複数の日程を候補として伝えましょう。複数であれば人材派遣会社も日程が組みやすくなります。

そしてメールは少しでも早い返信が好まれますが、常にメールチェックをすることは出来ません。そのためどんなに遅くとも24時間以内に返信してください。

メールにしたほうよいこととそうでないことがあります

人材派遣会社とメールのやり取りをすることで面接の日程を決めますが、家庭の事情や外せない事情によって日程を変更することもあるでしょう。そういった際はすぐに伝えるようにしましょう。

そして再び日程の調整が必要になりますので、候補を複数伝えてください。一度決まったスケジュールを自分の事情で変更することになりますので、担当者へのお詫びも必ず添えましょう。

また天候や体調の問題で面接に遅刻することやキャンセルをすることもありますが、そういった場合もすぐに伝えることが大切です。

それが事前に分かることでしたらメールで伝えてもよいのですが、当日にことでしたらメールでは読んでもらえないことも考えられますので、電話で伝えた方がよいでしょう。

そして面接を受けた後にお礼のメールも送るようにしてください。時間を割いていただいたお礼、面接で伝え切れなかったことなどを伝えましょう。

これによってより志望度の高さをアピールすることが出来ます。

言葉遣いや読みやすさに気をつけましょう

メールとは形に残るものですので、敬語の使い方を間違ってしまうと非常に目立ってしまいます。「伺います」、「拝見しました」などの基本的な謙譲語は間違いやすいので注意しましょう。

また「拝見させていただく」という言い回しは二重敬語ですので避けてください。そして友だち同士のメールのやり取りで「了解しました」という言葉を使いますが、こういったメールには不適切です。

「承知いたしました」、「かしこまりました」などを使ってください。そしていくら文章の内容に問題が無かったとしても、メールは読みやすさも大切なポイントです。

改行や1行空けなどを工夫することで読みやすさは大きく変化します。過度な装飾も読みにくくなるので避けましょう。

さらに日程の連絡はミスがあってはいけません。とくに日にちと曜日のズレが起こりやすいので、送信する前に必ずチェックしましょう。

そこで間違ってしまうと再度メールのやり取りが必要になり、担当者に対して大きな手間をかけさせるだけでなく、ルーズなタイプと思われてしまうので注意しましょう。

（まとめ）人材派遣の面接の日程をメールで調整する場合の注意点は？

1.メールでは何より結論を先に伝えることが大切です

人材派遣会社とのメールは何よりも面接の日程を決めるためにありますので、メールの最初に日程を記載するようにしましょう。変更のある場合は少しでも早く伝えてください。

2.日程は分かりやすく伝えてください

面接日程調整のメールでは先に日程を伝えることが大切です。長い前置きは避けましょう。そして複数の日程と希望順も伝えてください。

これによってトラブルが起こった際も日程変更がスムーズです。

3.メールにしたほう良いこととそうでないことがあります

一度決まった日程を変更する場合はすぐに伝えるだけでなく、複数の日程を伝えましょう。そして何かしらの事情で当日に遅刻やキャンセルの連絡をする場合は、メールよりも電話の方がよいこともあります。

4.言葉遣いや読みやすさに気をつけましょう

メールでは敬語の間違いに注意してください。「拝見させていただく」、「了解しました」などは不適切です。

また改行や1行空けなどの工夫をすることで読みやすさは大きく変化します。そして最後に文面を読み返してから送信しましょう。

著者情報

	プロフィール：上代　裕也 人材コンサルト。転職で悩む同世代の人たちに向けて役立つ転職情報を配信している。